Esta primera entrada del blog tras la presentación de BLC Compliance se centra en los sistemas de comunicación internos o, como habitualmente se les ha llamado en los últimos años, los canales de denuncias. El motivo por el que se realiza este primer post sobre los sistemas de comunicación internos es su importancia capital para el control del compliance en una empresa, así como por la obligatoriedad de su implantación en muchas empresas de nuestro entorno.
A este respecto, antes de entrar en explicar qué son los sistemas de comunicación internos, cuáles son las organizaciones que están obligadas a tenerlos (y las consecuencias del incumplimiento), se ha de resaltar que no son una herramienta nueva. Estos sistemas de comunicación internos se reflejaron por primera vez en una norma con la reforma del Código Penal del año 2015. En esta reforma, que introduce los programas de compliance penal, determina que, para que estos programas sean eficaces, tendrán que imponer “la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.
Básicamente, en esto consisten los sistemas de comunicación internos que, después de la aprobación de dicha reforma, han venido siendo desarrollados, tanto en la propia implantación de programas de compliance, como en las nuevas normas que se han aprobado a nivel nacional y europeo. Comenzando por la norma europea, se tiene que destacar la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión o, como comúnmente se le denomina, la Directiva whistleblowing. Esta Directiva ya es de obligado cumplimiento en todos los Estados miembros de la Unión Europea. Asimismo, esta Directiva está en proceso de trasposición al Derecho nacional, por medio del Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Estas normas son las que marcan, con mayor desarrollo, lo que debe ser un sistema de comunicación interno y el fundamento del presente post.
Un sistema de comunicación interna es una herramienta que permite detectar comportamientos irregulares o ilícitos dentro de la propia organización, bien sean incumplimientos normativos (administrativos, penales, de competencia, de protección del medio ambiente, de protección intelectual, etc.) o incumplimientos de la normativa interna de la empresa. A través del sistema de comunicación interno, los miembros de la empresa y personas externas vinculadas a la misma pueden poner dichos incumplimientos en conocimiento del responsable del sistema o del órgano encargado del control.
De esta forma, las personas responsables del sistema – que puede ser personal de la empresa o contratados de forma externa – deberán tratar de forma regulada y debidamente documentada la comunicación para proponer, en su caso, una determinada medida. Partiendo de esta base…
¿Qué organizaciones – del sector privado – están obligadas a tener un sistema de comunicación interno?
A continuación se relacionan las categorías de organizaciones principales que se encuentran obligadas a disponer de un sistema de comunicación interno:
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Empresas de 50 o más empleados.
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Empresas con menos de 50 empleados, pero con obligaciones específicas en materia de prevención de blanqueo de capitales, mercados financieros, seguridad del transportes o protección del medio ambiente.
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Partidos políticos.
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Sindicatos
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Organizaciones empresariales y fundaciones creadas por partidos políticos o sindicatos que gestionen fondos públicos.
¿Cómo se deben tratar las comunicaciones internas?
En primer lugar, la organización debe adoptar un procedimiento de gestión de comunicaciones, que regule cuál es el procedimiento a seguir en caso de recepción de una comunicación.
En este sentido, se recogen algunas características de las obligaciones derivadas del tratamiento de las comunicaciones:
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Permitir formular comunicaciones tanto por escrito, como verbalmente, así como por vía telefónica u otros sistemas de mensajería de voz y, también de manera presencial si así lo solicita el informante.
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Confidencialidad del informante y del tratamiento de cualquier comunicación.
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Acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de 7 días.
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Designar a una persona u órgano que sea competente para recibir y tramitar las comunicaciones.
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Plazo máximo de 3 meses para dar respuesta al informante sobre la tramitación de la denuncia., ampliable otros 3 meses en caso de especial complejidad.
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Prevenir la posibilidad de comunicación con el informante para ampliar información sobre los hechos denunciados.
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Facultar al presunto infractor para que haga sus alegaciones mientras dura la investigación.
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Respeto a la presunción de inocencia y se respetarán los derechos de todas aquellas personas que aparezcan involucradas de un modo u otro.
